Meer automatiseren, meer vertrouwen op software.

Medewerkers van de backoffice hebben het druk. Een ziekmelding of een extra aanvraag zet hen al snel op een achterstand. Pas als de zieke medewerker is vervangen, de diensten zijn aangepast en de opdrachtgever is geïnformeerd, kan het nieuwe rooster verstuurd worden. Vaak naar meerdere mensen — voor één ziekmelding.

Met AlfaPlanning gaat dit een stuk makkelijker. Met de functie 'afwezigheid maken' vult de planner in één popup de periode en het soort afwezigheid in: ziek, verlof, bijzonder verlof. AlfaPlanning zoekt zelf alle diensten op waar de medewerker in die periode staat, haalt hem eraf en zet hem automatisch op de juiste afwezigheidsopdracht. De vrijgekomen diensten staan direct open. Zodra er iemand nieuw is ingepland, gaan de roosters automatisch eruit. Wil je het rooster handmatig mailen? Dat kan ook, met één klik.

De situatie voor de overstap

Het is herkenbaar. Je bent gegroeid, maar je werkt nog in Excel — samen met Word, een gedeelde inbox en een telefoon die constant afgaat. Alles wordt met de hand gedaan, en dat werkte prima toen je klein was.

Op een gegeven moment groei je dat systeem uit. Dan is de keuze: blijf je bouwen in Excel, of stap je over? En als je overstapt — wat doe je dan met alles wat er al in zit? Je personeelskaarten, je relaties, je facturen?

Dat is precies waar we bij helpen. Als je huidige leverancier de gegevens kan aanleveren, zorgen wij voor de rest.

Wat er veranderde

Roosteren in één overzicht

Met AlfaPlanning staat het 4-wekenrooster in één scherm. Wil je het jaarrooster zien? Dat kan ook. De planner ziet direct wie beschikbaar is, welke kwalificaties iemand heeft en of een object al dicht is. Dubbele diensten zijn er niet meer — het systeem signaleert het direct.

Van rooster naar factuur zonder handwerk

Gewerkte diensten worden door de planner gecontroleerd en aangepast waar nodig. Komt iemand later nog met een tijdswijziging? Geen probleem. Zodra alles klopt, zet de planner de opdracht klaar voor factuur. De boekhouder factureert alles met één druk op de knop.

Voorwaarts roterend rooster in minuten

Een voorwaarts roterend rooster maak je met schuifjes: je deelt een medewerker in op tijdsblokken voor 4 of 6 weken. Daarna één druk op de knop — en AlfaPlanning plant dit rooster automatisch door voor een heel jaar. Of langer, als je dat wilt. Je kiest zelf de einddatum.

Wat dit zegt over de overstap

Jouw bedrijf is geen uitzonderlijk geval. Elk bedrijf dat met personeel werkt herkent het patroon: Excel werkt totdat je groeit. Daarna kost elke periode meer tijd, meer correcties en meer stress.

AlfaPlanning is specifiek gebouwd voor bedrijven zoals die van jou.